Как услуга «Готовый офис» может отразиться на вашем бизнесе? Достоинства и недостатки аутсорсинга услуг связи

В настоящее время даже для небольшой компании жизненно необходимо иметь работающую и надежную телекоммуникационную систему, чтобы успешно вести бизнес. Однако, не достаточно просто подобрать соответствующее оборудование, также необходимо обеспечить корректную работу всей системы. Сегодня многие фирмы выбирают готовые решения для организации корпоративных сетей, такие как "готовый офис", которые позволяют существенно сэкономить временные и финансовые ресурсы.

Готовые решения телекоммуникационных компаний могут предоставить множество преимуществ: от использования коротких номеров телефонов и организации безлимитного высокоскоростного доступа в интернет до возможности хранения аудиозаписей телефонных разговоров.

Особенности услуги "Готовые решения для офиса" и ее целевая аудитория

Для компаний, где численность сотрудников не превышает 20 человек, более выгодно обратиться за созданием и поддержкой корпоративной сети к компаниям-аутсорсерам, чем нанимать специалиста на постоянной основе. По данным американского аналитического агентства Information Services Group (ISG), компании, не использующие услуги аутсорсинга, неизбежно теряют от 15 до 20% бизнес-процессов ежегодно. Это связано с тем, что маленькие фирмы не могут позволить себе содержание опытного и квалифицированного специалиста, а экономическая эффективность такого сотрудника быстро уменьшается из-за высоких расходов на его содержание. С другой стороны, попытки сэкономить деньги и нанять специалиста "подешевле" также могут привести к негативным последствиям.

Важно отметить, что мировой рынок аутсорсинга связи значительно вырос в 2014 году по сравнению с 2013 годом - на 27% (1 млрд евро), а годовой прирост мирового рынка аутсорсинга составил 16% (2,5 млрд евро). Информация об этом содержится в отчете Fourth Quarter and Full-Year 2014, опубликованном компанией ISG в январе 2015 года. Тем не менее, по данным отчета Russia IT Services 2014-2018 Forecast and 2013 Analysis от компании IDC, доля аутсорсинга связи в России за 2007-2013 годы увеличилась всего на 4,7%, что говорит об отставании российского рынка от мировых тенденций.

В связи с этим, услуги по созданию и поддержанию корпоративной сети посредством аутсорсинга могут быть наиболее эффективными для:

• маленьких стартапов, которые арендуют офис и не готовы вкладываться в дорогостоящее оборудование и развитие телекоммуникационной сети;
• компаний с численностью не более 20 человек;
• организаций с широкой филиальной сетью, но небольшой численностью персонала в отделениях.

Наиболее востребованными готовыми решениями для офиса в России предоставляются крупными операторами связи - "Ростелеком", МТС, "Билайн", "Мегафон", "Энфорта", преимущественно на круг малого бизнеса.

Подрядчик, предоставляющий комплексное решение «Готовый офис», может взять на себя задачи по созданию и обслуживанию ИТ-инфраструктуры компании. Он быстро подберет и настроит необходимое оборудование для корпоративной внутренней сети. Кроме того, совместно с клиентом определяется пакет услуг связи, который включает:

• Широкополосный Интернет с доступом по Wi-Fi.
• Цифровая телефонная связь для офиса с расширенной телефонной станцией на основе облачного решения.
• Внутриофисная сеть.
• Аренда аппаратно-программного комплекса для работы всех услуг.
• Круглосуточная техническая поддержка.

Почему услуга «Готовый офис» является экономически целесообразной и выгодной для компании? Рассмотрим преимущества использования этой услуги, как готового комплексного решения.

Во-первых, заказ комплекса телекоммуникационных услуг у одного провайдера существенно снижает разовый платеж на 50% по сравнению с заказом сервисов у разных операторов. Кроме того, ежемесячные платежи при использовании услуги «Готовый офис» могут быть снижены до 15%.

Во-вторых, использование готового комплексного решения позволяет избежать затрат на покупку и обновление оборудования, а также его ремонт. Оборудование арендуется и поддерживается в работоспособном состоянии в рамках услуги. Таким образом, риски потерь от инвестиций снижаются, а затраты на персонал - уменьшаются.

В-третьих, услуга обеспечивает стабильное качество связи и возможность легкой модернизации рабочих мест сотрудников под новые задачи без затрат времени и финансов. Это достигается благодаря использованию современных внутриофисных беспроводных технологий.

В-четвертых, услуга «Готовый офис» предоставляет возможность многократного переезда офиса с сохранением городских телефонных номеров и всех услуг связи. Кроме того, компания может рассчитывать на круглосуточную техподдержку (24/7) с возможностью выезда специалистов на объект.

В-пятых, в случае аварии, оперативное восстановление связи гарантируется в срок до 4-х часов.

Таким образом, использование услуги «Готовый офис» для компании является экономически целесообразным решением, которое позволяет значительно сократить затраты на услуги связи и техническую поддержку.

Стоимость услуг по организации и поддержке «Готового офиса» может очень отличаться, в зависимости от многих факторов. Один из главных — это комплексность предлагаемого решения и количество оборудования, которое необходимо предоставить.

Рассмотрим два примера:

- Если вы выбираете «Готовый офис» с подключенной Wi-Fi-сетью, обслуживаемыми ноутбуками, записью телефонных звонков, а также четырьмя короткими номерами и стационарными телефонами, то сумма единовременной оплаты может составить около 9 000 рублей, а ежемесячная — около 5 000 рублей.

- Если вы представляете крупную компанию и вам нужно подключить целых 10 аналоговых телефонов, два SIP-телефона, 12 коротких номеров, запись телефонных звонков, а также семь Wi-Fi адаптеров для персональных компьютеров, то единовременный платеж может составить около 20 000 рублей, ежемесячный — около 14 000 руб.

Кроме того, не забудьте про другие возможные расходы. Например, обычно запись телефонных разговоров бесплатна только на одну неделю. Увеличение срока хранения необходимо будет оплатить дополнительно.

Если вы решите воспользоваться услугами по организации и обслуживанию «Готового офиса», подберите провайдера, учитывая все возможные факторы. Сравните стоимость услуг нескольких провайдеров, изучите отзывы клиентов и оцените возможности масштабирования решения. И помните: главное — не допустить простоя связи в самый ответственный момент.

Фото: freepik.com